Un courrier administratif n'est pas mal écrit parce qu'il manque de politesse : il l'est souvent parce qu'il en fait trop. Les formules toutes faites, héritées d'un style de bureau, noient la demande et donnent à la personne qui lit l'impression de devoir chercher ce qu'on attend d'elle.
Ces cinq tournures ne sont pas des fautes de français. Ce sont des habitudes qui alourdissent le message sans rien lui apporter. Les retirer ne rend pas le courrier plus sec : cela le rend plus clair, et donc plus facile à traiter.
Un point de méthode avant de commencer : on garde toujours la formule de politesse finale. Ce qu'on allège, c'est le corps du courrier.
Les cinq tournures à supprimer
1. « Je me permets de… »
Cette formule demande presque la permission d'écrire, alors que vous avez parfaitement le droit de le faire. Elle retarde la demande d'une ligne entière.
- Avant : « Je me permets de vous écrire afin de solliciter un rendez-vous. »
- Après : « Je vous écris pour demander un rendez-vous. »
2. « Suite à … » sans préciser à quoi
« Suite à mon précédent courrier » oblige le lecteur à deviner de quel courrier il s'agit. Dans un service qui traite de nombreux dossiers, la précision est ce qui permet de retrouver le vôtre.
- Avant : « Suite à mon précédent courrier, je reviens vers vous. »
- Après : « Je fais référence à mon courrier du 12 septembre 2026 (référence de dossier : …). »
3. « Je tiens à vous informer que… » et « par la présente »
Ces deux expressions annoncent une information au lieu de la donner. Le lecteur sait déjà que c'est vous qui informez : allez directement à l'information.
- Avant : « Je tiens à vous informer par la présente que je n'ai pas reçu votre réponse. »
- Après : « Je n'ai pas reçu votre réponse. »
4. « Dans les plus brefs délais »
L'expression est trop floue pour engager qui que ce soit : « bref » ne veut pas dire la même chose pour vous et pour le service. Quand une date compte pour vous, écrivez-la. Si un délai est fixé par un texte, vérifiez-le sur une source officielle comme service-public.fr avant de le citer.
- Avant : « Merci de me répondre dans les plus brefs délais. »
- Après : « Pouvez-vous me répondre avant le 30 novembre ? J'en ai besoin pour préparer la suite de mon dossier. »
5. « Dans l'attente d'une réponse favorable… »
Cette phrase présume de la réponse, ce qui peut crisper le lecteur, et elle ne dit pas ce que vous demandez concrètement. Mieux vaut conclure sur la demande elle-même.
- Avant : « Dans l'attente d'une réponse favorable de votre part, je vous prie d'agréer… »
- Après : « Je vous demande de réexaminer ma situation et de me confirmer la décision par écrit. Je vous prie d'agréer… »
Une relecture en deux minutes
Relisez votre courrier à voix haute en cherchant trois choses : la demande est-elle dans les deux premières phrases, chaque référence (date, numéro de dossier) est-elle précise, et la dernière phrase dit-elle clairement ce que vous attendez ?
Si une phrase pourrait être supprimée sans que le sens change, supprimez-la. Un courrier court et précis n'est pas un courrier froid : il montre que vous respectez le temps de la personne qui le lira.
Vous hésitez sur un courrier important ? La relecture par un regard extérieur est justement ce qui permet de voir ce qu'on ne voit plus soi-même.
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